Leistungsbeschreibung: wie eine Buchungs- oder Bestellplattform prüfbar beschrieben wird

Eine Leistungsbeschreibung legt fest, was der Auftragnehmer liefern soll, in welcher Beschaffenheit und woran das Ergebnis gemessen wird. Für eine eigene Buchungs- oder Bestellplattform ist sie das Dokument, aus dem später Preis, Prüffälle und die Grenze zwischen Mangel und neuem Wunsch abgeleitet werden; ohne sie streiten beide Seiten über Erinnerungen.

Welche Rolle die Leistungsbeschreibung im Vertrag spielt

Das BGB definiert das Dokument nicht, knüpft aber viel daran. Was darin steht, ist die vereinbarte Beschaffenheit im Sinne von § 633 BGB und damit der Maßstab, an dem ein Mangel gemessen wird. Sie ist die Grundlage, auf der ein fester Preis überhaupt kalkuliert werden kann, und der Bezugspunkt, wenn später ein Wunsch als Nachtrag angeboten wird.

Im Werkvertrag steht meist nur ein Satz zum Gegenstand und ein Verweis auf eine Anlage. Diese Anlage entscheidet in der Praxis mehr als der Vertragstext selbst.

Wer das Dokument schreibt, ist zweitrangig. Häufig liefert der Betrieb eine Wunschliste, und der Auftragnehmer macht daraus einen prüfbaren Entwurf, den beide Seiten Punkt für Punkt durchgehen. Wichtig ist, dass die abgestimmte Fassung mit Datum als Anlage zum Vertrag genommen wird. Spätere Änderungen werden als neue Fassung vermerkt, damit bei der Prüfung klar ist, welcher Stand gilt.

Was in die Beschreibung einer Plattform gehört

• Buchungsobjekte und Regeln: was gebucht oder bestellt wird, Kapazitäten, Vorlauf, Storno- und Umbuchungsbedingungen, saisonale Preise.
• Der Weg des Kunden: jeder Schritt vom Aufruf bis zur Bestätigung, mit und ohne Kundenkonto.
• Zahlung: Zahlungsarten, Anbieter, Anzahlung oder Vollzahlung, Erstattung.
• Anbindungen: jedes vorhandene Programm mit Namen, den übertragenen Daten, der Richtung und dem Auslöser; wer den Zugang zur Schnittstelle beschafft.
• Portale: welche angebunden werden und was synchron bleibt — Verfügbarkeit, Preise, eingehende Buchungen.
• App: Funktionen, Betriebssysteme, Veröffentlichung in den Stores.
• Verwaltung: was Mitarbeiter selbst pflegen und mit welchen Berechtigungen.
• Personenbezogene Daten: welche erhoben werden, wo sie verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist.

Prüfbar formulieren statt schön beschreiben

Ein Satz taugt, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Prüfergebnis kommen. Drei Beispiele für eine Plattform:

• Statt „einfache Buchung“: Ein Gast bucht eine freie Einheit ohne Registrierung; ist sie belegt, zeigt die Seite die nächsten freien Zeitpunkte.
• Statt „Anbindung an das Portal“: Eine Buchung aus dem Portal sperrt die Kapazität im eigenen Kanal; eine Stornierung dort gibt sie wieder frei.
• Statt „übersichtliche Verwaltung“: Eine Mitarbeiterin ohne Administratorrechte kann Sperrzeiten anlegen, aber keine Preise ändern.

Aus solchen Sätzen werden die Fälle, mit denen später die Abnahme durchgeführt wird.

Eine gute Leistungsbeschreibung zieht auch die Grenze der Verantwortung. Sie legt fest, was die Plattform bei einer Störung von außen tut, etwa wenn ein Portal nicht antwortet oder eine Zahlung ausbleibt: Buchung vorläufig halten, dem Kunden einen Hinweis zeigen, das Team benachrichtigen. Ob das Portal selbst erreichbar ist, liegt dagegen außerhalb dessen, was der Auftragnehmer beeinflussen kann.

Was ausdrücklich draußen bleibt

Genauso wichtig wie der Umfang ist seine Grenze. Üblicherweise nicht enthalten, sofern nicht anders vereinbart: Fotos und Texte des Angebots, die Verträge des Betriebs mit Portalen und Zahlungsanbietern, Werbung für den neuen Kanal, Hosting und Pflege nach dem Start. Werden diese Punkte ausdrücklich ausgeschlossen oder einer Seite zugeordnet, entsteht später kein Streit darüber, wer sie hätte liefern müssen. Dazu gehört auch die Mitwirkung des Betriebs: Zugänge, Testdaten, Ansprechpartner für Rückfragen. Ein Satz wie „Fotos und Beschreibungen liefert der Auftraggeber vor Beginn der Testphase“ verhindert, dass eine fertige Plattform lange ohne Inhalte auf ihren Start wartet.

Typische Schwächen einer Leistungsbeschreibung

• Funktionsliste eines Portals kopiert. Der Betrieb bestellt Dutzende Funktionen, von denen er wenige braucht, und bezahlt sie alle.
• Pflicht und Wunsch vermischt. Ohne Kennzeichnung, was zum ersten Livegang nötig ist, wird alles gleichzeitig gebaut.
• Nur Bildschirmentwürfe. Entwürfe zeigen, wie etwas aussieht, aber nicht, was bei einer belegten Einheit oder abgebrochenen Zahlung passiert.
• Mitwirkung fehlt. Der Auftragnehmer kann nicht anbinden, was ihm nicht zugänglich gemacht wird.

Wie wir die Beschreibung gemeinsam erarbeiten

Wir schreiben die Beschreibung mit den Mitarbeitern, die heute Buchungen und Bestellungen bearbeiten, denn sie kennen die Ausnahmen. Jeder Baustein erhält prüfbare Sätze, die als Kriterien ins Angebot übernommen werden, und eine Liste dessen, was der Betrieb beisteuert. Auf dieser Grundlage kalkulieren wir einen festen Preis. Wie daraus eine App oder Weboberfläche wird, zeigt die Seite App-Entwicklung.